37.مسئولیت ها را شفاف کنید

هنگام اتمام جلسه یا نوشتن یک ایمیل، همیشه مطمئن شوید که مرحله بعدی چیست و چه کسی مسئول است. هرگز آن را در هوا رها نکنید. وقت خود را صرف فکر کردن در مورد مسئولیت‌ها می‌کنید، در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند. این مساله در زندگی شخصی و کاری مطرح است. در محل کار چالش ها بیشتر است.

آیا تیم شما از داشتن نقش ها و مسئولیت های نامشخص رنج می برد؟ اعضای تیم ممکن است در نهایت کارهای زیادی انجام دهند، اما آیا این کار *درست* است یا وقت خود را تلف می کنند؟

آیا افراد شما کارهایی را انجام می دهند که دیگران در حال انجام آن هستند؟ یا مردم شما در مورد آنچه که واقعاً باید انجام دهند گیج شده اند؟

اگر پاسخ به هر یک از این سؤالات «شاید» یا «بله» است، می‌توانید این وضعیت را با روشن کردن نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم خود بهبود بخشید.

یک هشدار: نقش ها و مسئولیت های سفت و سخت می توانند انگیزه را کاهش دهند.

نقش ها و مسئولیت ها مشخص نیست؟ این کارها را انجام دهید

1. نقش ها را در تیم خود با یافتن شکاف های مسئولیت روشن کنید

وقتی نقش ها و مسئولیت ها نامشخص است، تیم شما در برابر این نوع مشکلات آسیب پذیر است. ممکن است به سادگی روی کارهایی که بیشتر از همه از آن لذت می‌برند تمرکز کنند (که ممکن است کارهایی نباشند که شما به آن‌ها نیاز دارید).

2. نقش ها را در تیم خود با ایجاد RACI روشن کنید

با ایجاد یک ماتریس RACI برای تعریف نقش‌ها در تیم، نقش‌ها و مسئولیت‌های نامشخص را پاکسازی کنید. RACI مخفف:

R = مسئولیت پذیر: شخصی که در واقع کار را انجام می دهد.
الف = پاسخگو: شخصی که در نهایت در قبال کار پاسخگو خواهد بود یا آن را تایید می کند. این اغلب یک مدیر است (احتمالا شما).
ج=مشاوره: شخصی که باید برای نظر او در مورد کار با او مشورت کرد. این افراد می توانند خارج از تیم شما باشند.
I = آگاه: شخصی که باید از نتیجه یا پیشرفت کار مطلع شود، اما در واقع نباید در مورد نحوه انجام کار نظری داشته باشد.

3.با گرفتن بازخورد، نقش ها را در تیم خود روشن کنید

4. با حفظ نظارت، نقش ها و مسئولیت های نامشخص را روشن کنید

مهم است که نقش ها و مسئولیت ها در تیم شما مشخص باشد. این باید یک اولویت باشد.

در مرحله بعد، مهم است که اطمینان حاصل شود که سهامداران مهم نیز وضعیت را درک می کنند. ذینفعان مهم اغلب شامل رئیس خود و همکاران شما هستند که تیم های دیگر را رهبری می کنند.

بسیاری از رهبران را دیده‌ام که وقتی رئیس‌شان از نقش‌ها و مسئولیت‌های یک تیم آگاه نیست، گیر کرده‌اند. آنها ممکن است اطلاعات اشتباهی را به دیگران منتقل کنند و وضعیت را گیج کنند.

یا بدتر از آن، ممکن است از افراد شما بخواهند کارهایی را انجام دهند که با نقش ها و مسئولیت هایی که شما تعیین کرده اید همسو نیست.