58. اتوماسیون

مایکل هایت، نویسنده پرفروش، در کتاب خود، Free to Focus، چهار نوع اتوماسیون را تعریف می کند:

خود اتوماسیون

شامل استفاده از تشریفاتی است که انجام برخی کارها را برای شما آسان می کند، به ویژه کارهایی که برای شما مهم هستند. روتین صبح گاهی و شبانه که مورد بحث قرار گرفت نمونه های خوبی هستند.

خود اتوماسیون یک استراتژی برای بهبود بهره وری و کارایی با خودکار کردن وظایف و روال های خاص در زندگی شخصی یا حرفه ای شما است. هدف خود اتوماسیون ایجاد زمان و فضای ذهنی بیشتر برای کارها و فعالیت هایی است که واقعاً برای شما مهم هستند، با کاهش زمان و انرژی که صرف کارهای روزمره یا تکراری می کنید.

خود اتوماسیون می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از جمله استفاده از ابزارهای فناوری یا برنامه‌ها برای خودکارسازی وظایفی مانند زمان‌بندی قرار ملاقات، پرداخت صورت‌حساب یا ارسال یادآوری. همچنین می‌تواند شامل ایجاد روال‌ها و سیستم‌هایی برای مدیریت زمان و منابع شما باشد، مانند اختصاص زمانی در هفته برای برنامه‌ریزی وعده‌های غذایی و خرید مواد غذایی، یا استفاده از ابزار مدیریت پروژه برای پیگیری وظایف و ضرب‌الاجل‌های کاری‌تان.

یکی از مزایای خود اتوماسیون این است که می تواند به شما در کاهش خستگی تصمیم گیری کمک کند، که خستگی ذهنی ناشی از تصمیم گیری های زیاد در طول روز است. با خودکار کردن وظایف و تصمیمات روتین، می توانید انرژی ذهنی بیشتری را برای تمرکز روی کارها و فعالیت هایی که نیاز به توجه و خلاقیت شما دارند آزاد کنید.

با این حال، مهم است که از خود اتوماسیون به طور متفکرانه و استراتژیک استفاده کنید و از اتکای بیش از حد به فناوری به قیمت ارتباط و خلاقیت انسانی خودداری کنید. خود اتوماسیون باید ابزاری برای حمایت از بهره وری و رفاه شما باشد، نه جایگزینی برای تعامل و مشارکت انسانی.

اتوماسیون الگو

می توانید از الگوهای ایمیل، الگوهای پروژه و موارد دیگر استفاده کنید.

اتوماسیون قالب یک استراتژی برای ساده سازی و خودکارسازی ایجاد اسناد یا پیام های تکراری است. هدف اتوماسیون قالب، صرفه جویی در زمان و کاهش خطاها با ایجاد قالب های قابل استفاده مجدد برای انواع رایج اسناد یا پیام ها، مانند ایمیل ها، گزارش ها، پیشنهادات یا فاکتورها است.

بسته به نوع سند یا پیامی که می خواهید خودکار کنید، اتوماسیون الگو می تواند اشکال مختلفی داشته باشد. برخی از نمونه ها عبارتند از:

قالب های ایمیل: ایجاد الگوهای از پیش نوشته شده برای انواع رایج ایمیل ها، مانند ایمیل های بعدی، ایمیل های معرفی یا ایمیل های تشکر. این می تواند باعث صرفه جویی در زمان و اطمینان از ثبات در پیام های شما شود.

قالب های گزارش: ایجاد الگوهایی برای انواع گزارش های رایج، مانند گزارش وضعیت هفتگی یا گزارش های مالی ماهانه. این می تواند در زمان صرفه جویی کند و اطمینان حاصل کند که گزارش های شما منسجم و حرفه ای هستند.

الگوهای پیشنهادی: ایجاد الگوهایی برای انواع رایج پروپوزال ها، مانند پروپوزال پروژه یا پیشنهاد فروش. این می تواند در زمان صرفه جویی کند و اطمینان حاصل کند که پیشنهادات شما جامع و متقاعد کننده هستند.

الگوهای فاکتور: ایجاد الگوهایی برای انواع رایج فاکتورها، مانند فاکتورهای استاندارد یا فاکتورهای تکراری. این می تواند در زمان صرفه جویی کند و اطمینان حاصل کند که فاکتورهای شما دقیق و سازگار هستند.

اتوماسیون قالب را می توان از طریق ابزارها و فناوری های مختلفی مانند نرم افزار مدیریت اسناد، پلت فرم های بازاریابی ایمیلی یا ابزارهای مدیریت پروژه به دست آورد. با خودکارسازی ایجاد الگوها، می‌توانید زمان و تلاش لازم برای ایجاد اسناد یا پیام‌های تکراری را کاهش دهید و در عین حال کیفیت و ثبات خروجی خود را نیز بهبود بخشید.

اتوماسیون فرآیند

به قول هایت، اتوماسیون فرآیند مجموعه ای از دستورالعمل های مکتوب و آسان برای انجام یک کار یا انجام روزانه است.

اتوماسیون فرآیند استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری معمول یا تکراری، مانند ورود داده ها، تولید گزارش یا مدیریت گردش کار است. هدف اتوماسیون فرآیند بهبود کارایی و دقت، کاهش هزینه ها و آزادسازی منابع انسانی برای تمرکز بر فعالیت های با ارزش بالاتر است.

بسته به فرآیند کسب و کار خاصی که خودکار می شود، اتوماسیون فرآیند می تواند اشکال مختلفی داشته باشد. برخی از نمونه ها عبارتند از:

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA): استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری برای خودکارسازی وظایف معمول، مانند ورود داده‌ها یا تولید گزارش. RPA می تواند برای خودکارسازی طیف گسترده ای از فرآیندهای تجاری، از امور مالی و حسابداری گرفته تا خدمات مشتری و منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرد.

اتوماسیون گردش کار: استفاده از نرم افزار برای خودکار کردن مسیریابی وظایف و اطلاعات از طریق یک توالی از پیش تعریف شده از مراحل. اتوماسیون گردش کار می تواند برای ساده کردن فرآیندهای پیچیده مانند انجام سفارش یا مدیریت پروژه استفاده شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM): استفاده از نرم افزار برای مدل سازی، خودکارسازی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار. BPM را می توان برای بهبود دید فرآیند، کاهش زمان چرخه فرآیند و بهبود عملکرد فرآیند استفاده کرد.

اتوماسیون فرآیند را می توان با استفاده از ابزارها و فناوری های مختلفی مانند نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، نرم افزار اتوماسیون فرآیند روباتیک یا پلت فرم های اتوماسیون گردش کار پیاده سازی کرد. با خودکارسازی وظایف معمول یا تکراری، کسب‌وکارها می‌توانند کارایی را بهبود بخشند، خطاها را کاهش دهند و منابع انسانی را برای تمرکز بر فعالیت‌های استراتژیک‌تر آزاد کنند.

اتوماسیون فنی

استفاده از میانبرهای صفحه کلید یا یک نرم افزار بسط متن نمونه های خوبی هستند.

اتوماسیون فنی به استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف و فرآیندهایی اشاره دارد که در غیر این صورت نیاز به مداخله دستی دارند. اتوماسیون فنی می تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از جمله:

اسکریپت نویسی: استفاده از زبان های برنامه نویسی برای خودکارسازی وظایف معمول، مانند ورود داده ها یا مدیریت فایل.

ماکروها: استفاده از ماکروها در برنامه های نرم افزاری، مانند مایکروسافت اکسل، برای خودکارسازی کارهای تکراری.

رابط های برنامه نویسی کاربردی (API): استفاده از API ها برای خودکارسازی تعاملات بین برنامه های کاربردی مختلف نرم افزار.

اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA): استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری برای خودکارسازی وظایف معمول، مانند ورود داده‌ها یا تولید گزارش.

یادگیری ماشینی: استفاده از الگوریتم‌ها و مدل‌های آماری برای خودکارسازی وظایف تصمیم‌گیری و پیش‌بینی.

اتوماسیون فنی می تواند مزایای بسیاری از جمله افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود مقیاس پذیری را ارائه دهد. با این حال، ارزیابی دقیق خطرات و معایب بالقوه اتوماسیون فناوری، مانند خطر جابجایی شغل، هزینه اجرای راه‌حل‌های اتوماسیون، و نیاز به نگهداری و پشتیبانی مداوم، مهم است.

هدف این کتاب، کمک به افراد برای رسیدن به آزادی از شلوغی و استرس و ایجاد فضایی برای تمرکز و پیشرفت در زندگی شخصی و حرفه ای آنهاست.