41-47. قوانین بررسی ایمیل / پیام ها

6 مورد از 69 لایف استایل مربوط به بررسی ایمیل / پیام ها است . در اینجا به هم 6 مورد خواهیم پرداخت

41.لغو اشتراک از خبرنامه های ناخواسته

چند خبرنامه را بدون باز کردن آنها دریافت می کنید؟ خبرنامه ها می توانند به سرعت به صندوق ورودی شما حمله کنند. با این حال، اکثر آنها یک دکمه کوچک “لغو اشتراک” در پایین دارند که به شما امکان می دهد به سرعت از خدمات لغو اشتراک کنید. متأسفانه، برخی از منابع از شما می خواهند که ابتدا وارد سیستم شوید و تنظیمات برگزیده خود را مدیریت کنید. یا بدتر از آن، برای لغو اشتراک کلیک می‌کنید، اما این ایمیل‌ها همچنان می‌آیند.

خارج شدن از کانال های اضافه

روزانه ما را به کانالها و گروه های مختلف اضافه می کنند که بنا بر رودربایستی یا مورد استفاده بودن در روز خاصی در آنها میمانیم و هر روز تعداد زیادی پیام نخوانده بر میخوریم. بهتر است تصمیم قطعی بگیرید آیا این گروه یا کانال در این برحه زمانی به کار من میآید یا نه ، اگر پاسختان منفی است از آن خارج شوید.

42.خبرنامه ها را به یک پوشه خاص هدایت کنید

در اینجا یک نکته سریع در مورد نحوه کانال کردن خبرنامه ها در یک پوشه جداگانه وجود دارد…

فرآیند دقیق کانال‌گذاری خبرنامه‌ها در یک پوشه جداگانه ممکن است بسته به سرویس ایمیل یا برنامه‌ای که استفاده می‌کنید متفاوت باشد، اما در اینجا مراحل کلی وجود دارد:

خبرنامه ها را شناسایی کنید: به دنبال خبرنامه هایی باشید که مکرراً دریافت می کنید و می خواهید در یک پوشه جداگانه کانال کنید.

ایجاد یک پوشه جدید: یک پوشه جدید در برنامه ایمیل خود به طور خاص برای خبرنامه ایجاد کنید. بسته به برنامه ایمیل خود، ممکن است لازم باشد روی پوشه صندوق پستی کلیک راست کرده، “پوشه جدید” یا “افزودن پوشه” را انتخاب کنید و نامی مانند “خبرنامه” به آن بدهید.

تنظیم یک فیلتر: یک فیلتر یا قانون تنظیم کنید که به طور خودکار هر ایمیل دریافتی را از فرستندگان خبرنامه به پوشه خبرنامه جدید منتقل می کند. به عنوان مثال، در جیمیل، می‌توانید روی سه نقطه در گوشه سمت راست بالای ایمیل کلیک کنید، «فیلتر پیام‌ها به این شکل» را انتخاب کنید و معیارهایی را که می‌خواهید برای فیلتر کردن خبرنامه‌ها استفاده کنید، انتخاب کنید. سپس گزینه “Skip the Inbox” را انتخاب کنید و فیلتر را برای همه پیام های منطبق اعمال کنید.

بررسی و تنظیم: به‌طور دوره‌ای خبرنامه‌هایی را که در پوشه خبرنامه فیلتر می‌شوند، مرور کنید و در صورت لزوم معیارهای فیلتر را تنظیم کنید. این می تواند به شما کمک کند که فقط خبرنامه هایی را دریافت می کنید که مفید و مرتبط هستند و صندوق ورودی شما سازماندهی شده و کارآمد باقی بماند.

با کانال‌گذاری خبرنامه‌ها در یک پوشه جداگانه، می‌توانید صندوق ورودی خود را مرتب نگه دارید و از شلوغی و حواس‌پرتی ایمیل‌های غیر ضروری بکاهید. این می تواند به شما کمک کند روی مهمترین وظایف خود متمرکز بمانید و از زمان و انرژی خود نهایت استفاده را ببرید.

• Create a new rule (Create Rule)
• In the dialog box, click on advanced options and select “with specific words in the body”
• Click on “specific words” and enter the word “unsubscribe,”  “change subscriber options,” and “update your preferences” into the dialog box (you may want to come up with more solutions, just watch out the most common elements displayed in newsletter footers)
• On the next page, select “move it to the specified folder” and specify the folder in the dialog box below
• Name your rule and hit Finish

43. اول صبح ایمیل / شبکه های پیام رسان را چک نکنید

چک کردن پیام ها در اول صبح بهترین استفاده شما از زمان نیست. صبح برای انجام مهمترین کارهایتان مناسب تر است. (به یاد داشته باشید، این قورباغه های شما هستند.)انجام 1 تا 3 کار چالش برانگیز در صبح باعث ایجاد انگیزه و احساس موفقیت می شود. و بهترین چیز این است که شما را برای یک روز پربار آماده می کند. مهم نیست بعداً چه اتفاقی می افتد، شما مهمترین کار خود را قبلاً انجام داده اید.

اجتناب از چک کردن ایمیل / پیام رسانان خود در اول صبح می‌تواند راهی مفید برای شروع روزتان با ذهنیتی روشن و متمرکز باشد و از گمراه شدن ایمیل‌های بی‌اهمیت یا فوری جلوگیری کنید. در اینجا چند استراتژی وجود دارد که به شما کمک می کند اول صبح ایمیل خود را چک نکنید:

راهکار جلوگیری از چک کردن ایمیل / پیام ها در صبح

خاموش کردن اعلان‌های ایمیل: اعلان‌های ایمیل را در تلفن و رایانه خود خاموش کنید یا تنظیم کنید که فقط برای پیام‌های فوری به شما هشدار دهند. این می تواند به کاهش وسوسه چک کردن ایمیل خود به محض بیدار شدن کمک کند.

زمان‌بندی مشخصی برای ورود به ایمیل و پیام رسانان: زمان‌های خاصی را در طول روز تعیین کنید که ایمیل‌های خود را چک می‌کنید، مانند اواسط صبح، بعد از ناهار و اواخر بعد از ظهر. این می تواند به شما کمک کند وظایف خود را اولویت بندی کنید و حواس پرتی ناشی از بررسی مداوم ایمیل خود را کاهش دهید.

روز خود را با یک کار متفاوت شروع کنید: روز خود را با کاری که برای شما مهم و معنادار است، مانند ورزش، مطالعه یا مدیتیشن شروع کنید. این می تواند به شما کمک کند لحن مثبتی برای روز خود داشته باشید و از استرس و اضطرابی که می تواند از بررسی فوری ایمیل شما به وجود بیاید جلوگیری کنید.

از یک روش جایگزین برای پیام‌های مهم استفاده کنید: اگر نگران از دست دادن پیام‌های فوری هستید، برای پیام‌های مهمی که نیاز به توجه فوری دارند، از روش دیگری مانند تماس تلفنی یا پیام متنی استفاده کنید.

با پرهیز از چک کردن ایمیل خود در اول صبح، می توانید به کاهش استرس و حواس پرتی کمک کنید و روز خود را با ذهنیتی روشن و متمرکز شروع کنید. این می تواند به شما کمک کند تا در زندگی کاری و شخصی خود مؤثرتر و مؤثرتر باشید.

44. پیام ها و ایمیلتان را آخرشب چک نکنید

پرهیز از چک کردن ایمیل‌هایتان در آخر شب می‌تواند راهی مفید برای آرام کردن و آماده شدن برای یک خواب شبانه آرام باشد. در اینجا چند استراتژی وجود دارد که به شما کمک می کند قبل از خواب ایمیل خود را چک نکنید:

زمان قطع مشخصی را تعیین کنید: زمان قطعی مشخصی را برای چک کردن ایمیل خود در شب، مانند ساعت 8 شب یا 9 شب، تعیین کنید و به آن پایبند باشید. این می تواند به شما کمک کند تا مرز مشخصی بین زمان کاری و شخصی ایجاد کنید و وسوسه چک کردن ایمیل خود را در اواخر شب کاهش دهید.

استفاده از پاسخ خودکار: استفاده از پاسخ ایمیل خودکار را در نظر بگیرید که به افراد امکان می دهد بدانند چه زمانی برای پاسخ دادن به ایمیل ها در دسترس هستید. این می تواند به مدیریت انتظارات و کاهش فشار برای پاسخ فوری کمک کند.

یک روال آرامش بخش قبل از خواب ایجاد کنید: یک روال آرامش بخش قبل از خواب ایجاد کنید که شامل وسایل الکترونیکی یا فعالیت های مربوط به کار نباشد. این می تواند به مغز شما سیگنال دهد که زمان استراحت و آماده شدن برای خواب فرا رسیده است.

از حالت «مزاحم نشوید» استفاده کنید: از حالت «مزاحم نشوید» در تلفن یا رایانه خود استفاده کنید تا اعلان‌ها را مسدود کنید و وسوسه بررسی ایمیل‌های خود را در اواخر شب کاهش دهید.

با اجتناب از چک کردن ایمیل خود در آخر شب، می توانید به کاهش استرس و بهبود کیفیت خواب خود کمک کنید. این می تواند به شما کمک کند با احساس شادابی و انرژی از خواب بیدار شوید و بهتر بتوانید با وظایف و چالش های روز پیش رو مقابله کنید.

چندین بار برای من اتفاق افتاد که تلفنم را چک کردم تا مطمئن شوم که حتی یک پیام بدون پاسخ باقی نمانده است. نتیجه نهایی همیشه پشیمانی در مورد FOMO من (ترس از دست دادن) بود. یا هیچ اتفاق مهمی در عصر رخ نمی دهد یا به خاطر یک پیام دریافتی که نمی توانید همان لحظه به آن پاسخ دهید، خود را مورد سرزنش قرار می دهید.

افراد موفق یک روتین شبانه دارند که به آنها کمک می کند برای یک خواب خوب آماده شوند. در اینجا چند ایده برای آن وجود دارد:

• برنامه ریزی برای روز بعد
• کتاب خواندن
• روزنامه نگاری
• گفتگو با همسرتان
• دعا
• مراقبه

5. ایمیل را چک نکنید. پردازش ایمیل

من دیگر ایمیل ها را چک نمی کنم. من ایمیل ها را پردازش می کنم.
مایکل اسلیوینسکی

اگر ایمیل خود را بررسی کنید، فقط می بینید که چه خبر است. این احتمال وجود دارد که قبل از اینکه بفهمید چه کاری باید انجام دهید، چندین بار آن پیام را بازبینی کنید. از سوی دیگر، پردازش ایمیل به این معنی است که شما یک پیام را فقط یک بار لمس می کنید. شما باید همان جا با آن برخورد کنید:

اگر ایمیل قابل اجرا است و می‌توانید در عرض 5 دقیقه به مشکل رسیدگی کنید، همین الان به آن پاسخ دهید (مردم GTD از قانون 2 دقیقه استفاده می‌کنند، اما من دوست دارم آن را تا 5 دقیقه فشار دهم)
اگر رسیدگی به موقعیت به زمان بیشتری نیاز دارد، آن را در لیست کارهای خود قرار دهید (ممکن است بخواهید آن را برنامه ریزی کنید اگر اتفاقی است که باید در زمان خاصی رخ دهد)
اگر ایمیل نیازی به اقدام در مورد آن ندارد، اما حاوی اطلاعات مفیدی است، آن را به عنوان یک مرجع ذخیره کنید (ترجیح می‌دهم یادداشت برداری کنم)

پیام های کاری را پردازش کنید

پردازش پیام به معنای این است که زمانی پیام ها را باز کنید که میتوانید کارهای احتمالی که از شما خواسته میشود همان موقع انجام دهید.

46. ایمیل را با رویکرد بالا به پایین پردازش کنید

من قبلاً کسی بودم که هر پیامی را از جمله اول تا آخر می خواند. با گذشت زمان، متوجه زمان بر بودن این فرایند شدم که به من کمک می‌کرد از مقدمات یک مکالمه رد شوم و در عوض روی نتیجه تمرکز کنم. این عادت تنها در طول سال ها زمان زیادی را برای من ذخیره کرد.

47. ایمیل / پیام ها را 24 ساعته چک نکنید

می‌تواند به شما کمک کند که استرس روزانه را کاهش داده و به شما اجازه می‌دهد تا بر روی وظایف اصلی و مهمتر تمرکز کنید.

بر اساس نظرسنجی Adobe، مردم در ایالات متحده 5 ساعت در روز را صرف بررسی ایمیل خود می کنند.

24 ساعته پیام ها و ایمیل ها را چک نکنید مگر اینکه در بخش خدمات مشتری کار کنید، اگر فوراً پاسخ ندهید، به احتمال زیاد اتفاق بدی نمی افتد. من شرط می بندم که از هر 10 نفر 7 نفر فراموش می کنند که به پیام های خاصی پاسخ دهند یا مهلت های زمانی را بدون اطلاع فرستنده زیر پا بگذارند. چقدر بی انصافیه

تا آنجا که به فرستنده احترام می گذارید و به ضرب الاجل ها توجه زیادی می کنید، پاسخ فوری به همه ایمیل ها چه فایده ای دارد؟